Sửa chứng từ đã ghi sổ : ghi số âm hay ghi điều chỉnh ?

Chứng từ đã ghi sổ là số liệu chính thức của doanh nghiệp. Khi phát hiện sai, cách làm đúng không phải là mở ra sửa đè mà là ghi thêm một chứng từ để đưa sổ về số đúng.

Luật quy định gì

Luật Kế toán cấm tẩy xoá chứng từ và tài liệu kế toán (Điều 13) và quy định ba cách sửa chữa sổ kế toán (Điều 27 khoản 1) :

Hai cách đầu gắn với sổ giấy. Khi ghi sổ bằng phương tiện điện tử, khoản 4 Điều 27 yêu cầu sửa theo cách thứ ba — ghi điều chỉnh. Vì vậy phần mềm kế toán phải chặn sửa, xoá chứng từ đã ghi sổ và cho lập chứng từ điều chỉnh liên kết với chứng từ gốc.

Ví dụ bằng số

Ngày 05/03, kế toán ghi phiếu chi tiền điện 3.500.000 đồng (Nợ 6422 / Có 1111). Ngày 20/03 đối chiếu thấy số đúng trên hoá đơn là 5.300.000 đồng (số liệu giả lập).

Trong cả ba trường hợp, phiếu chi ngày 05/03 vẫn còn nguyên trên sổ ; người soát thấy cả số sai ban đầu lẫn chứng từ đã sửa nó. Dòng số âm ở đây là số chênh lệch của một chứng từ điều chỉnh, không phải cách «ghi số âm» bằng mực đỏ của sổ giấy.

Hoá đơn sai khác với sổ sai

Nếu sai nằm trên hoá đơn đã gửi người mua thì phải xử lý hoá đơn trước : lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 254/2026, rồi ghi sổ theo hoá đơn đó. Hàng bán bị trả lại ghi Nợ 5111, Nợ 33311 / Có 131 và nhập lại kho Nợ 156 / Có 632.

Làm trên TaxAZ

TaxAZ chặn sửa, xoá chứng từ đã ghi sổ ở tầng cơ sở dữ liệu. Nút «Ghi số âm» lập chứng từ điều chỉnh đảo toàn bộ chứng từ gốc và liên kết với nó, nên người soát luôn lần được ai sửa gì, khi nào. Xem các tính năng sổ kế toán.