Mọi phần hành kế toán, ghi vào cùng một sổ cái

Vòng đời một chứng từ

Lưu nháp, gửi duyệt, duyệt một hoặc hai cấp, rồi ghi sổ. Số chứng từ cấp lúc ghi sổ, liên tục theo loại và năm : PT26-00001, PT26-00002 … Dãy số không bị lủng khi có nháp bị huỷ. «Huỷ» chỉ làm được trước khi ghi sổ, kèm lý do.

TaxAZ kiểm gì khi ghi sổ

Kỳ còn mở và loại chứng từ chưa khoá ; tài khoản chi tiết đang dùng ; đủ đối tượng và quỹ ở tài khoản bắt buộc ; tiền thuế bằng giá chưa thuế nhân thuế suất ; thuế suất còn hiệu lực tại ngày hoá đơn ; hoá đơn đầu vào không trùng ; quỹ tiền mặt không âm.

Sửa sai bằng ghi số âm

Chứng từ đã ghi sổ không sửa, không xoá. «Ghi số âm» lập chứng từ cùng loại với số tiền âm, nối hai chiều với chứng từ gốc và bắt buộc lý do ; sau đó lập chứng từ đúng. Đây là cách sửa sổ của Luật Kế toán 2015, Điều 27.

Nhập chứng từ từ Excel

Tệp .xlsx, .xls hoặc .csv theo tệp mẫu. TaxAZ kiểm từng chứng từ như khi ghi sổ và gắn trạng thái Mới, Đã có, Sửa, Ghi số âm hoặc Lỗi. Nhập lại cùng tệp không tạo chứng từ trùng.

Chạy cuối kỳ theo thứ tự

Tính giá vốn, giá thành, khấu hao TSCĐ, phân bổ 242 / 3387, tạm tính TNDN theo quý, đánh giá lại ngoại tệ, kết chuyển 911, đóng năm. Mỗi bước hiện bút toán dự kiến để xem trước khi ghi ; chạy lại thì ghi số âm lượt cũ rồi lập lượt mới.

Khoá kỳ

Khoá theo thứ tự tăng, khi không còn chứng từ chờ duyệt và sổ cân. Mở lại theo thứ tự giảm, bắt buộc ghi lý do. Khoá riêng được từng loại chứng từ trong kỳ đang mở khi phần đó đã kiểm xong.

Tiền và ngân hàng

• Thu chi bằng phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ ; sổ quỹ S04a, sổ tiền gửi S05 lên ngay khi ghi sổ.
• Nhập sao kê ngân hàng từ Excel / CSV ; TaxAZ tự khớp từng dòng với chứng từ đã ghi.
• Khớp nhóm : một dòng sao kê với nhiều chứng từ, nhiều dòng với một chứng từ, kể cả phí ngân hàng trừ riêng ; «Tự tìm tổ hợp» chọn sẵn các chứng từ có tổng bằng phần còn lệch.
• Dòng chưa có chứng từ được gợi ý tài khoản đối ứng ; trên ba bộ dữ liệu thử, gợi ý đúng 97,4 % số dòng.
• Dự báo dòng tiền 13 tuần tới : tiền vào, tiền ra dự kiến và số dư cuối mỗi tuần.

Mua bán và công nợ

• Nhân viên lập đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán ; đề nghị đã duyệt được chi bằng phiếu chi hoặc báo nợ.
• Hoá đơn đầu vào ghi trên dòng thuế : chặn hoá đơn trùng, cảnh báo nhà cung cấp bị đánh dấu rủi ro.
• Số dư từng khách hàng, nhà cung cấp ; tuổi nợ ; nợ quá hạn ; nợ vượt hạn mức ; đối trừ khoản thu, chi với hoá đơn.
• Bù trừ công nợ nhiều bên trong một phiếu, in biên bản bù trừ cho các bên ký.
• Biên bản đối chiếu công nợ và thư nhắc nợ theo mẫu của bộ sổ.

Kho và giá vốn

• Phiếu xuất kho chỉ cần số lượng : TaxAZ tự tính giá xuất theo phương pháp của bộ sổ.
• Bốn phương pháp : bình quân cuối kỳ, bình quân di động, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh.
• Sổ kho nhập – xuất – tồn theo mặt hàng ; kiểm kê so số đếm thực tế với sổ (mẫu 05-VT).
• Đơn hàng từ phần mềm bán hàng trên nền SoftAZ nối thẳng thành chứng từ bán hàng, thu tiền và giá vốn ; nạp thẻ trả trước ghi thuế GTGT lúc thu tiền.

Tài sản và phân bổ

• Sáu loại một màn : TSCĐ hữu hình, thuê tài chính, vô hình ; công cụ dụng cụ ; trả trước 242 ; nhận trước 3387.
• Khấu hao đường thẳng, số dư giảm dần có điều chỉnh hoặc theo sản lượng (TT 45/2013) ; trích theo ngày tăng, giảm.
• Ví dụ (số liệu giả lập) : máy chủ 60.000.000 đ, 24 tháng, đường thẳng — mỗi tháng 2.500.000 đ, Nợ 6422 / Có 2141.
• Khấu hao theo thuế TNDN : trần nguyên giá ô tô, thời gian trích tối thiểu, phần không được trừ theo năm — in hoặc tải CSV.

Tiền lương

• Lương thời gian, lương sản lượng theo đơn giá, hoa hồng theo tiền đã thu hoặc doanh thu, thưởng, thu nhập khác.
• Bảo hiểm theo vùng ; thuế TNCN biểu 5 bậc, giảm trừ gia cảnh 15.500.000 và 6.200.000 đồng mỗi tháng.
• Duyệt bảng lương rồi «Hạch toán» : TaxAZ lập chứng từ chi phí lương, các khoản trích và thuế TNCN.
• Tham số có ngày hiệu lực : bảng lương tháng nào dùng tham số của tháng đó ; tờ khai 05/KK-TNCN, 05/QTT-TNCN.

Giá thành

• Phương pháp giản đơn, hệ số, tỷ lệ ; phân bước có tính giá bán thành phẩm.
• Dở dang cuối kỳ theo nguyên vật liệu trực tiếp, sản lượng hoàn thành tương đương hoặc chi phí định mức.
• Phân bổ chi phí chung theo nguyên vật liệu, nhân công, sản lượng quy đổi hoặc chia đều.
• Xuất vượt định mức thì cảnh báo, người duyệt ghi lý do ; phần vượt định mức Nhà nước vào chi phí không được trừ.
• Báo cáo quản trị theo bộ phận, dự án – công trình, kho, lệnh sản xuất : lãi lỗ, chi phí, dở dang 154, sổ chi tiết ; kết chuyển giá vốn công trình thành phiếu kế toán nháp.

Ngoại tệ

• Quỹ, tài khoản ngân hàng và công nợ ghi theo nguyên tệ kèm tỷ giá theo ngày.
• Xuất quỹ ngoại tệ theo bình quân di động hoặc tỷ giá thực tế ; ghi giảm công nợ theo bình quân hoặc đích danh.
• Đánh giá lại cuối tháng, quý hoặc năm ; chênh lệch qua tài khoản 413 (TT 133, Điều 52).

Nhiều đơn vị

• Khai chi nhánh, cửa hàng ; chứng từ chọn đơn vị ; công nợ nội bộ ghi 136 / 336 kèm đơn vị.
• Báo cáo tài chính chọn từng đơn vị hoặc bản tổng hợp, có loại trừ công nợ, vốn và doanh thu nội bộ.
• Mỗi đơn vị nội bộ có luật duyệt riêng.

Quyền, duyệt, nhật ký

• Quyền theo nhóm ở 12 việc, từ lập chứng từ đến thiết lập ; nhóm chỉ xem được sổ, báo cáo, không lập, không ghi.
• Luật duyệt theo loại chứng từ và số tiền : một hoặc hai cấp ; uỷ quyền theo khoảng ngày khi người duyệt vắng mặt.
• Nhật ký và dòng sổ chỉ ghi thêm : không ai sửa hay xoá được, kể cả quản trị viên (Luật Kế toán 2015, Điều 19).