Tạm ứng và hoàn ứng: chứng từ, bút toán, xử lý thừa thiếu

Tạm ứng cho nhân viên là nghiệp vụ phát sinh gần như hằng ngày ở mọi doanh nghiệp: ứng tiền đi công tác, mua vật tư, trả trước cho nhà cung cấp, đặt cọc thuê mặt bằng hay ký quỹ. Nghiệp vụ tuy quen thuộc nhưng lại là nơi dễ phát sinh sai sót nhất: tiền đã chi nhưng chứng từ không đủ, hóa đơn nộp về không hợp lệ, khoản ứng treo kéo dài không ai thu hồi. Bài viết này của TaxAZ hệ thống lại toàn bộ chu trình từ lúc đề nghị tạm ứng đến khi quyết toán xong, bám sát các quy định hiện hành về chế độ kế toán và hóa đơn, chứng từ.

Bản chất của khoản tạm ứng và nguyên tắc hoàn ứng

Về bản chất, tạm ứng là việc doanh nghiệp giao một khoản tiền hoặc tài sản cho cá nhân, bộ phận trong nội bộ để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể đã được phê duyệt. Khoản tiền này chưa phải là chi phí của doanh nghiệp; nó là một khoản phải thu từ người nhận ứng cho đến khi người đó chứng minh đã sử dụng đúng mục đích bằng chứng từ hợp lệ.

Nguyên tắc cốt lõi được các cơ quan hướng dẫn nhấn mạnh là: người nhận tạm ứng phải thanh toán khoản ứng ngay khi nhiệm vụ đã hoàn thành. Nói cách khác, tạm ứng gắn với một công việc có điểm kết thúc rõ ràng, và điểm kết thúc đó chính là mốc để hoàn ứng. Doanh nghiệp không nên để tình trạng ứng tiền cho một việc, việc đã xong nhưng tiền vẫn treo, rồi lại tiếp tục ứng thêm cho việc khác.

Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành cũng yêu cầu doanh nghiệp phải trình bày trên thuyết minh báo cáo tài chính những thông tin rất cụ thể về các khoản tiền, tài sản đã giao cho cá nhân, bộ phận mang đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược dưới hình thức tạm ứng hoặc phải thu khác, khi tổng những khoản này chiếm từ 10% trở lên trên tổng các khoản phải thu khác. Các nội dung phải thuyết minh bao gồm bản chất, nội dung, giá trị, thời gian tạm ứng, thời gian hoàn ứng, thời gian dự kiến thu hồi và thời gian thu hồi bị quá hạn nếu có. Điều này có nghĩa là ngay từ khâu ghi sổ, kế toán đã phải theo dõi được từng khoản ứng theo đối tượng, mục đích và thời hạn, chứ không chỉ ghi nhận một số tổng.

Bộ chứng từ cần có ở từng giai đoạn

Một quy trình tạm ứng vận hành trơn tru khi mỗi giai đoạn đều có chứng từ tương ứng và người chịu trách nhiệm rõ ràng. Dưới đây là bộ chứng từ tối thiểu mà kế toán nên quy định thành văn bản nội bộ.

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ quan trọng nhưng hay bị làm qua loa. Kế toán nên yêu cầu ghi mục đích thật cụ thể, ví dụ ghi rõ đi công tác ở đâu, mua loại vật tư gì, đặt cọc cho hợp đồng nào, thay vì ghi chung chung là chi phí phát sinh. Mục đích cụ thể giúp xác định được thời hạn hoàn ứng và là căn cứ để đối chiếu khi nhân viên nộp chứng từ về.

Bút toán khi chi tạm ứng

Khi doanh nghiệp xuất tiền mặt tạm ứng cho cán bộ, nhân viên, kế toán ghi tăng khoản tạm ứng và ghi giảm tiền mặt:

• Nợ TK 141 - Tạm ứng
• Có TK 111 - Tiền mặt

Nếu doanh nghiệp chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động thay vì chi tiền mặt, bên Có sẽ là tài khoản tiền gửi ngân hàng thay cho tiền mặt; bên Nợ vẫn là tài khoản tạm ứng. Đây là bút toán đơn giản, nhưng điểm cần lưu ý là phải hạch toán chi tiết theo từng người nhận ứng. Nếu gộp chung một đối tượng, kế toán sẽ không thể biết ai đang nợ bao nhiêu, ứng từ khi nào, đến hạn chưa, và không thể lập được phần thuyết minh về thời gian tạm ứng, thời gian dự kiến thu hồi theo yêu cầu của chế độ kế toán.

Một lưu ý khác là tại thời điểm chi tạm ứng, doanh nghiệp chưa được ghi nhận chi phí. Dù số tiền ứng dùng để trả cho nhà cung cấp, khoản chi này chỉ trở thành chi phí hoặc tài sản của doanh nghiệp khi có chứng từ chứng minh việc mua hàng, sử dụng dịch vụ đã thực sự diễn ra.

Khi nhân viên nộp hóa đơn về: kiểm tra và hạch toán hoàn ứng

Yêu cầu đối với hóa đơn, chứng từ nộp về

Theo pháp luật kế toán, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ. Quy định về hóa đơn, chứng từ cũng nêu rõ nghĩa vụ của người bán: khi bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua. Vì vậy, khi nhân viên dùng tiền tạm ứng để mua hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp, họ có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán xuất hóa đơn ghi đúng thông tin doanh nghiệp.

Khi tiếp nhận hồ sơ hoàn ứng, kế toán cần kiểm tra:

• Hóa đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp, không phải tên cá nhân nhân viên.
• Đối với hóa đơn điện tử, hóa đơn phải đúng định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế; kế toán nên tra cứu để xác nhận hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã hoặc đã được gửi dữ liệu.
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phù hợp với mục đích tạm ứng đã phê duyệt.
• Thời điểm lập hóa đơn phù hợp với thời điểm giao dịch thực tế. Với các dịch vụ có kỳ đối soát như điện, viễn thông, vận tải, ngân hàng, hóa đơn được lập khi hoàn thành đối soát dữ liệu nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng kế tiếp tháng cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước, nên nhân viên thanh toán hộ các khoản này có thể phải chờ sang tháng sau mới có hóa đơn để hoàn ứng.

Trường hợp tạm ứng để đặt cọc dịch vụ

Có một tình huống kế toán thường lúng túng: nhân viên được ứng tiền để đặt cọc hoặc tạm ứng cho đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát hoặc lập dự án đầu tư xây dựng. Theo quy định về thời điểm lập hóa đơn, người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền; tuy nhiên, khoản thu đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với nhóm dịch vụ nêu trên lại không thuộc trường hợp này. Do đó, khi nhân viên đem tiền đi đặt cọc cho các dịch vụ này, việc chưa có hóa đơn ngay là bình thường. Kế toán cần thu phiếu thu hoặc chứng từ chuyển tiền của bên nhận cọc kèm hợp đồng, và khoản tiền này tiếp tục được theo dõi như một khoản phải thu, không ghi thẳng vào chi phí.

Hạch toán khi quyết toán tạm ứng

Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, kế toán lập giấy thanh toán tiền tạm ứng và ghi nhận: Nợ các tài khoản chi phí, hàng tồn kho hoặc tài sản tương ứng với nội dung hóa đơn, Nợ tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ nếu đủ điều kiện, và Có TK 141 - Tạm ứng theo số tiền đã được chứng minh bằng chứng từ. Đến đây, khoản phải thu từ người nhận ứng mới chính thức chuyển thành chi phí hoặc tài sản của doanh nghiệp.

Xử lý chênh lệch thừa, thiếu khi hoàn ứng

Hiếm khi số tiền tạm ứng trùng khớp hoàn toàn với số chi thực tế, nên quy trình cần quy định rõ cách xử lý chênh lệch.

Trường hợp chi không hết (thừa): nhân viên phải nộp lại phần tiền thừa vào quỹ hoặc chuyển khoản về tài khoản doanh nghiệp. Kế toán lập phiếu thu, ghi Nợ tiền mặt hoặc tiền gửi, Có TK 141. Nếu doanh nghiệp đồng ý để nhân viên giữ lại phần thừa cho đợt ứng tiếp theo, cần có phê duyệt bằng văn bản và khoản đó phải được coi là tạm ứng mới với mục đích và thời hạn mới, tránh tình trạng số dư treo mãi không rõ nguồn gốc.

Trường hợp chi vượt (thiếu): nếu khoản chi vượt là hợp lý, có chứng từ hợp lệ và được người có thẩm quyền duyệt, doanh nghiệp chi bổ sung cho nhân viên bằng phiếu chi hoặc chuyển khoản, ghi Nợ chi phí hoặc tài sản tương ứng, Có tiền mặt hoặc tiền gửi. Nếu khoản vượt không được duyệt, nhân viên tự chịu phần chênh lệch.

Trường hợp chứng từ không hợp lệ: hóa đơn sai tên doanh nghiệp, không tra cứu được trên hệ thống, nội dung không khớp mục đích ứng hoặc chi ngoài phạm vi phê duyệt, kế toán không được ghi nhận vào chi phí. Phần tiền tương ứng vẫn là khoản phải thu từ nhân viên và phải thu hồi, hoặc xử lý theo quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Đây là điểm cần làm nghiêm, bởi cơ quan thuế áp dụng quản lý rủi ro trong nhiều khâu, bao gồm cả việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ; hồ sơ chi phí dựa trên hóa đơn không hợp lệ dễ bị loại khi kiểm tra.

Theo dõi tạm ứng quá hạn và thuyết minh báo cáo tài chính

Khoản tạm ứng quá hạn là khoản mà nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc thời hạn ghi trên giấy đề nghị đã qua nhưng người nhận chưa làm thủ tục hoàn ứng. Để kiểm soát, kế toán nên duy trì sổ chi tiết tạm ứng theo từng đối tượng với các cột: ngày ứng, mục đích, số tiền, thời hạn hoàn ứng dự kiến, ngày hoàn ứng thực tế, số dư còn lại và ghi chú về tình trạng quá hạn. Định kỳ hằng tháng, kế toán đối chiếu sổ này, gửi danh sách các khoản đến hạn và quá hạn cho trưởng bộ phận để đôn đốc, đồng thời không giải quyết ứng mới cho người còn nợ ứng cũ quá hạn nếu quy chế nội bộ đã quy định như vậy.

Việc theo dõi chặt chẽ không chỉ phục vụ quản trị nội bộ mà còn là yêu cầu để lập báo cáo tài chính. Như đã nêu, khi các khoản tiền, tài sản giao cho cá nhân, bộ phận đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược dưới dạng tạm ứng hoặc phải thu khác chiếm từ 10% trở lên trên tổng các khoản phải thu khác, doanh nghiệp phải thuyết minh chi tiết, trong đó có thời gian thu hồi bị quá hạn. Nếu không có dữ liệu theo dõi từng khoản, kế toán sẽ không thể lập phần thuyết minh này một cách trung thực.

Một số biện pháp giúp hạn chế tạm ứng quá hạn trong thực tế:

• Ghi thời hạn hoàn ứng ngay trên giấy đề nghị và gắn với mốc hoàn thành nhiệm vụ, không để trống.
• Quy định rõ trong quy chế tài chính: người có khoản ứng quá hạn phải giải trình bằng văn bản; trường hợp kéo dài có thể bị khấu trừ vào lương theo thỏa thuận lao động.
• Ưu tiên chuyển khoản thay cho tiền mặt để có vết giao dịch rõ ràng và dễ đối chiếu.
• Sử dụng phần mềm kế toán theo dõi công nợ tạm ứng theo đối tượng và cảnh báo khi đến hạn, giúp kế toán không bỏ sót.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào phải hoàn ứng?

Người nhận tạm ứng phải hoàn ứng khi đã thực hiện xong nhiệm vụ được giao. Doanh nghiệp nên ghi rõ thời hạn này trên giấy đề nghị tạm ứng để có căn cứ đôn đốc.

Nhân viên ứng tiền đi đặt cọc dịch vụ tư vấn thuế nhưng bên nhận cọc không xuất hóa đơn, có đúng không?

Đúng. Khoản đặt cọc, tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Kế toán thu chứng từ nhận tiền và hợp đồng, tiếp tục theo dõi khoản này như một khoản phải thu.

Hóa đơn ghi tên cá nhân nhân viên có được dùng để hoàn ứng không?

Hóa đơn là chứng từ ghi nhận giao dịch giữa người bán và người mua; khi nhân viên mua hàng cho doanh nghiệp thì người mua là doanh nghiệp. Hóa đơn ghi tên cá nhân không phản ánh đúng bên mua, nên không đủ cơ sở để ghi nhận chi phí của doanh nghiệp. Nhân viên cần đề nghị người bán lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn theo quy định.

Có thể gộp số tiền thừa của lần ứng trước sang lần ứng sau không?

Chỉ nên thực hiện khi có phê duyệt bằng văn bản và khoản thừa được xác định lại như một khoản tạm ứng mới, có mục đích và thời hạn hoàn ứng mới. Nếu không, số dư treo sẽ không rõ nguồn gốc và khó thuyết minh.

Doanh nghiệp phải thuyết minh những gì về khoản tạm ứng trên báo cáo tài chính?

Khi các khoản tiền, tài sản giao cho cá nhân, bộ phận mang đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược dưới hình thức tạm ứng hoặc phải thu khác chiếm từ 10% trở lên trên tổng các khoản phải thu khác, doanh nghiệp phải thuyết minh bản chất, nội dung, giá trị, thời gian tạm ứng, thời gian hoàn ứng, thời gian dự kiến thu hồi và thời gian thu hồi bị quá hạn nếu có.

Một quy trình tạm ứng và hoàn ứng rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, bảo đảm chi phí được ghi nhận đúng và đủ chứng từ, đồng thời sẵn sàng cho việc lập báo cáo tài chính và giải trình với cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn xây dựng quy chế tạm ứng, thiết lập sổ theo dõi công nợ tạm ứng theo đối tượng hoặc rà soát hồ sơ hoàn ứng trước kỳ quyết toán, hãy liên hệ với đội ngũ TaxAZ qua website để được hỗ trợ.