Kiểm kê tiền mặt và hàng tồn kho trước khi khoá sổ kế toán

Khoá sổ kế toán chỉ thực sự có ý nghĩa khi số liệu trên sổ phản ánh đúng những gì đang có trong két và trong kho. Vì vậy, kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho và tài sản cố định là bước bắt buộc phải hoàn tất trước thời điểm khoá sổ. Bài viết dưới đây hướng dẫn doanh nghiệp cách chuẩn bị, tổ chức kiểm kê, lập biên bản theo đúng biểu mẫu của chế độ kế toán hiện hành và cách xử lý khi phát hiện chênh lệch.

Vì sao phải kiểm kê trước khi khoá sổ kế toán

Theo chế độ kế toán, vào cuối kỳ, sau khi toàn bộ chứng từ phát sinh đã được ghi sổ và các bút toán kết chuyển cuối kỳ đã xử lý xong, đơn vị cần đối chiếu lại những số liệu đã ghi. Việc đối chiếu bao trùm nhiều nhóm: tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, số dư công nợ phải thu, phải trả và các số liệu kế toán khác. Nếu không có kiểm kê thực tế thì không có cơ sở để đối chiếu, và báo cáo tài chính lập ra chỉ là bản sao của sổ sách chứ chưa được kiểm chứng.

Ngoài kỳ khoá sổ định kỳ, pháp luật kế toán còn yêu cầu khoá sổ trong những tình huống kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác mà quy định đặt ra. Nói cách khác, kiểm kê và khoá sổ luôn đi liền với nhau: kiểm kê để chốt số thực tế, khoá sổ để chốt số trên sổ, rồi so sánh hai con số này.

Ở góc độ quản trị, doanh nghiệp có trách nhiệm tự ban hành quy chế quản trị nội bộ (hoặc tài liệu tương đương) và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy trình kiểm kê định kỳ chính là một cấu phần quan trọng của hệ thống kiểm soát đó, giúp phát hiện sớm thất thoát, nhầm lẫn hoặc tài sản đã hỏng hóc, mất phẩm chất.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Lập kế hoạch và ban kiểm kê

Nhiều đơn vị có thông lệ lập kế hoạch tổng kiểm kê tài sản định kỳ vào đầu tháng 12 hằng năm, bao gồm kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê vật tư, hàng hoá tại các kho và tại bộ phận sử dụng, cũng như kiểm kê tài sản cố định, dụng cụ lâu bền. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách làm này để chủ động về nhân sự, thời gian và địa điểm, tránh dồn việc vào những ngày cuối năm.

Khi kiểm kê, bắt buộc phải thành lập Ban kiểm kê. Đối với kiểm kê quỹ, thủ quỹ cùng kế toán tiền mặt (hoặc kế toán thanh toán) phải là thành viên của ban. Đối với kiểm kê tài sản cố định, kế toán theo dõi tài sản cố định phải tham gia. Sự có mặt của cả người giữ tài sản và người ghi sổ giúp hai bên xác nhận chéo và tránh tranh cãi về sau.

Khoá sổ quỹ, cộng sổ kho đến thời điểm kiểm kê

Trước khi đếm tiền, thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ toàn bộ phiếu thu, phiếu chi đã phát sinh và tính ra số dư tồn quỹ tính đến đúng thời điểm kiểm kê. Với sổ kế toán tiền mặt, chế độ kế toán cho phép khoá sổ vào cuối mỗi ngày hoặc theo định kỳ do đơn vị tự quyết định sao cho phù hợp với quy mô và cách tổ chức hoạt động, miễn là bảo đảm an toàn tiền mặt. Tương tự, bộ phận kho cần hoàn tất ghi thẻ kho, phiếu nhập, phiếu xuất đến ngày kiểm kê để có số tồn sổ sách làm căn cứ so sánh.

Chuẩn bị biểu mẫu

Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành sẵn các biểu mẫu chứng từ phục vụ kiểm kê. Doanh nghiệp nên in sẵn hoặc thiết lập trên phần mềm các mẫu: Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) mẫu 08a - TT, Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá mẫu 05 - VT và Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ mẫu 05 - TSCĐ.

Kiểm kê quỹ tiền mặt

Trách nhiệm của thủ quỹ

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý, nhập và xuất quỹ tiền mặt, đồng thời phải thường xuyên kiểm kê số tồn quỹ thực tế. Hằng ngày, thủ quỹ đếm tiền thực tế trong két và so với số liệu trên sổ quỹ tiền mặt cũng như sổ kế toán tiền mặt. Khi khoá sổ kế toán chi tiết tiền mặt, kế toán phải đối chiếu với sổ quỹ và với lượng tiền mặt thực có tại đơn vị. Riêng vào ngày cuối tháng, nếu đơn vị còn tồn quỹ thì phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt theo kết quả kiểm kê thực tế.

Trình tự kiểm kê quỹ

1. Chốt sổ quỹ: thủ quỹ ghi hết phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến giờ kiểm kê.
2. Ban kiểm kê tiến hành đếm riêng từng loại tiền đang có trong quỹ.
3. Ghi dòng "Số dư theo sổ quỹ" căn cứ số tồn trên sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ.
4. Ghi dòng "Số kiểm kê thực tế" theo kết quả đếm.
5. Xác định số thừa, thiếu giữa thực tế và sổ quỹ; ghi rõ nguyên nhân (nếu đã rõ) và ký xác nhận.

Bảng kiểm kê quỹ có mục đích xác nhận lượng tiền VNĐ thực tồn và phần chênh lệch so với sổ quỹ, qua đó tăng cường quản lý quỹ, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ số chênh lệch. Góc trên bên trái của biên bản phải ghi tên đơn vị (hoặc đóng dấu) và bộ phận; trong biên bản phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê theo giờ, ngày, tháng, năm. Việc kiểm kê quỹ được thực hiện định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm, hoặc đột xuất khi cần thiết, khi bàn giao quỹ.

Phản ánh kết quả trên tài khoản tiền mặt

Theo kết cấu Tài khoản 111 - Tiền mặt, số tiền thừa ở quỹ phát hiện qua kiểm kê được ghi bên Nợ, còn số tiền thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê được ghi bên Có. Đây là căn cứ để kế toán điều chỉnh số dư tài khoản tiền mặt về đúng số thực tế sau kiểm kê.

Kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định

Biểu mẫu nhóm hàng tồn kho

Nhóm chứng từ hàng tồn kho trong chế độ kế toán doanh nghiệp gồm bảy biểu mẫu. Trong đó, Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05 - VT) là chứng từ ghi nhận kết quả kiểm kê kho; Bảng kê chi tiết vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 - VT) dùng để liệt kê vật tư đã xuất nhưng chưa sử dụng hết tại bộ phận sản xuất. Các mẫu còn lại (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ) là chứng từ phát sinh trong kỳ, cần được ghi sổ đầy đủ trước khi chốt số tồn sổ sách.

Một lưu ý đáng chú ý: Thông tư 99/2025/TT-BTC không còn quy định kế toán hàng tồn kho theo hai phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ như trước. Dù vậy, kiểm kê thực tế cuối kỳ vẫn là bước không thể bỏ qua để xác nhận số lượng và giá trị tồn kho. Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho phải được theo dõi chi tiết theo từng giao dịch, nên khi đối chiếu kiểm kê, kế toán có thể truy ngược đến từng lần nhập, xuất để tìm nguyên nhân chênh lệch.

Biên bản tổng hợp kiểm kê tài sản cố định

Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ (mẫu 05 - TSCĐ) nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có cùng phần thừa, thiếu so với sổ kế toán, từ đó tăng cường quản lý tài sản, làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ số chênh lệch. Khi lập biên bản cần chú ý:

• Ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu) và bộ phận sử dụng tại góc trên bên trái.
• Ghi rõ thời điểm kiểm kê theo giờ, ngày, tháng, năm.
• Có chữ ký và ghi rõ họ tên của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và chữ ký duyệt của giám đốc doanh nghiệp.

Đối chiếu với sổ sách

Sau khi kiểm kê xong, kế toán đối chiếu số thực tế với số trên sổ kế toán. Với đơn vị có nhiều loại vật tư như thuốc, hoá chất, vật tư, hàng hoá, số tồn kho trên sổ cuối năm phải khớp với biên bản kiểm kê cuối năm. Mọi chênh lệch đều phải được ghi nhận, phân loại theo nguyên nhân (đã rõ hoặc chưa rõ) và đưa vào quy trình xử lý.

Bảng tổng hợp biểu mẫu dùng khi kiểm kê

Xử lý chênh lệch thừa, thiếu sau kiểm kê

Trường hợp đã xác định được nguyên nhân

Nếu ngay tại thời điểm kiểm kê đã biết rõ vì sao thừa (chẳng hạn nhầm lẫn khi cân, đo, đếm hoặc quên ghi sổ), kế toán căn cứ vào nguyên nhân cụ thể đó để ghi sổ cho phù hợp. Với tài sản cố định cũng áp dụng tương tự.

Trường hợp thừa chưa rõ nguyên nhân

Khi kiểm kê phát hiện tiền mặt, nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá hoặc tài sản cố định thừa mà chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi nhận tạm vào tài khoản phải trả, phải nộp khác để chờ xử lý:

• Nợ các TK 111, 152, 153, 156, 211
• Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)

Khi cấp có thẩm quyền ban hành quyết định xử lý khoản thừa, kế toán kết chuyển: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) / Có các tài khoản liên quan theo nội dung quyết định.

Trường hợp thiếu và tổn thất

Với tiền mặt thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê, số thiếu được phản ánh bên Có Tài khoản 111 - Tiền mặt. Với hàng hoá, vật tư bị tổn thất, để chi phí được xem xét khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần lập Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hoá bị tổn thất. Biên bản này phải nêu rõ giá trị bị tổn thất, nguyên nhân, trách nhiệm của tổ chức hoặc cá nhân liên quan, cùng chủng loại, số lượng, đơn giá, giá trị phần có thể thu hồi (nếu có).

Nếu qua kiểm kê phát hiện nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng và cần huỷ, hồ sơ cần có quyết định huỷ của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp và biên bản kiểm kê giá trị do doanh nghiệp lập, trong đó ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị và phương án xử lý, có xác nhận và chữ ký chịu trách nhiệm của đại diện hợp pháp.

Những lưu ý khi tổ chức kiểm kê

• Luôn chốt sổ quỹ, sổ kho trước giờ kiểm kê; không vừa kiểm vừa ghi bổ sung chứng từ.
• Ghi đầy đủ thời điểm kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm) trên mọi biên bản để xác định mốc đối chiếu.
• Đếm riêng từng loại tiền, từng mã vật tư; không gộp để tránh nhầm lẫn.
• Phân loại chênh lệch theo nguyên nhân đã rõ và chưa rõ ngay khi lập biên bản, hạn chế treo số dư trên tài khoản 3381 kéo dài.
• Đưa quy trình kiểm kê vào quy chế quản trị nội bộ để các bộ phận thực hiện thống nhất.
• Sử dụng phần mềm kế toán để tự động tính và cập nhật giá hàng tồn kho trong bút toán cuối kỳ, giúp số tồn sổ sách sẵn sàng khi đối chiếu.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm kê quỹ tiền mặt bao lâu một lần?

Thủ quỹ kiểm kê hằng ngày và đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán tiền mặt. Bảng kiểm kê quỹ được lập định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm, hoặc khi có yêu cầu đột xuất và khi bàn giao quỹ.

Ai phải có mặt trong Ban kiểm kê?

Kiểm kê quỹ phải có thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán. Kiểm kê tài sản cố định phải có kế toán theo dõi tài sản cố định. Các thành viên khác do doanh nghiệp quyết định theo quy chế nội bộ.

Phát hiện hàng tồn kho thừa nhưng chưa rõ lý do thì hạch toán thế nào?

Ghi Nợ tài khoản hàng tồn kho tương ứng (152, 153, 156) và Có TK 338 (3381). Khi có quyết định xử lý, ghi Nợ TK 338 (3381) và Có các tài khoản liên quan.

Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ cần những chữ ký nào?

Cần chữ ký ghi rõ họ tên của Trưởng ban kiểm kê, chữ ký soát xét của kế toán trưởng và chữ ký duyệt của giám đốc doanh nghiệp.

Thông tư 99/2025/TT-BTC có còn phân biệt phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ không?

Không. Chế độ kế toán mới không quy định hai phương pháp này, nhưng việc kiểm kê thực tế để đối chiếu với sổ sách trước khi khoá sổ vẫn là yêu cầu bắt buộc.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ xây dựng quy trình kiểm kê, thiết lập biểu mẫu trên phần mềm hoặc rà soát bút toán xử lý chênh lệch trước khi lập báo cáo tài chính, hãy liên hệ TaxAZ để được đội ngũ chuyên viên kế toán – thuế tư vấn chi tiết.