Kế toán ngoại tệ: tỷ giá ghi sổ, đánh giá lại và lãi lỗ tỷ giá

Giao dịch bằng ngoại tệ ngày càng phổ biến ở các doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu, vay vốn nước ngoài hoặc mở tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ. Điểm khó của kế toán không nằm ở việc ghi nhận giao dịch, mà ở việc chọn đúng loại tỷ giá cho từng bước: lúc phát sinh, lúc thanh toán và lúc khóa sổ cuối kỳ. Chọn sai tỷ giá sẽ dẫn tới sai số dư công nợ, sai lãi lỗ tài chính và kéo theo rủi ro khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn thực hành dựa trên Thông tư 99/2025/TT-BTC về Chế độ kế toán doanh nghiệp.

Nguyên tắc chung khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ

Theo quy định của pháp luật kế toán, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được đơn vị kế toán theo dõi song song hai thông tin: số nguyên tệ và số tiền đã quy đổi ra Đồng Việt Nam để ghi sổ, trừ khi pháp luật có quy định khác. Điều này có nghĩa là sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi và công nợ đều cần cột nguyên tệ bên cạnh cột tiền quy đổi.

Thông tư 99/2025/TT-BTC nêu rõ doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết tiền theo từng loại nguyên tệ. Khi quy đổi, nguyên tắc cơ bản được áp dụng như sau:

• Bên Nợ các tài khoản tiền (khi tiền ngoại tệ tăng) áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế.
• Bên Có các tài khoản tiền (khi tiền ngoại tệ giảm) được phép áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ.

Về mặt thuế, người nộp thuế hạch toán kế toán bằng ngoại tệ theo Luật Kế toán cũng phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Với báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các luồng tiền từ giao dịch ngoại tệ được quy đổi ra đồng tiền chính thức dùng trong ghi sổ và lập báo cáo tài chính tại thời điểm giao dịch xảy ra.

Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để ghi sổ các giao dịch này. Trong hệ thống đó, phần hướng dẫn chi tiết về tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ và đánh giá lại các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn hay chứng khoán kinh doanh có gốc ngoại tệ đều được dẫn chiếu về Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Tỷ giá ghi sổ khi thanh toán và thu hồi công nợ

Tỷ giá ghi sổ là tỷ giá dùng cho các phát sinh làm giảm tiền, giảm nợ phải thu hoặc giảm nợ phải trả bằng ngoại tệ. Thông tư 99/2025/TT-BTC phân biệt hai cách xác định tỷ giá ghi sổ, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động và áp dụng nhất quán.

Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh

Đây là tỷ giá áp dụng khi thu hồi một khoản nợ phải thu, một tài sản khác hoặc khi trả một khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ. Tỷ giá được lấy theo một trong hai cách tùy tình trạng của đối tượng công nợ:

• Nếu khoản mục đó chưa từng được đánh giá lại: dùng tỷ giá giao dịch thực tế cụ thể của chính thời điểm giao dịch đã phát sinh.
• Nếu khoản mục đó đã được đánh giá lại: dùng tỷ giá đã đánh giá lại vào cuối kỳ trước của từng đối tượng.

Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp theo dõi công nợ theo từng hợp đồng, từng hóa đơn và có thể truy vết rõ ràng từng khoản ngoại tệ.

Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền

Với doanh nghiệp có nhiều giao dịch ngoại tệ, tỷ giá bình quân gia quyền giúp đơn giản hóa công việc. Tỷ giá này được xác định bằng cách lấy giá trị đã quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế (phát sinh bên Nợ các tài khoản tiền, nợ phải thu, tài sản khác hoặc bên Có các tài khoản nợ phải trả) chia cho tổng số nguyên tệ tồn đầu kỳ cộng số nguyên tệ phát sinh tăng trong kỳ của từng đối tượng. Doanh nghiệp có thể tính tỷ giá bình quân này vào cuối kỳ hoặc tại từng lần thanh toán.

Một số bút toán điển hình sử dụng tỷ giá ghi sổ

Khi doanh nghiệp lựa chọn dùng tỷ giá ghi sổ cho bên Có tài khoản tiền, bên Có tài khoản nợ phải thu và bên Nợ tài khoản nợ phải trả, phần chênh lệch giữa tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ sẽ là lãi hoặc lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ. Các trường hợp thường gặp:

• Thu tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ: bên Có các tài khoản nợ phải thu như TK 131, TK 138 được ghi theo tỷ giá ghi sổ của từng tài khoản nợ phải thu.
• Cho vay hoặc đầu tư bằng ngoại tệ: bên Có TK 111, TK 112 được ghi theo tỷ giá ghi sổ của chính các tài khoản tiền này.
• Ứng trước cho người bán bằng ngoại tệ: bên Có TK 111, TK 112 cũng theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền.

Ứng trước và mua tài sản có trả trước một phần bằng ngoại tệ

Nghiệp vụ trả trước cho nhà cung cấp nước ngoài là tình huống rất hay bị hạch toán sai tỷ giá. Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định: khi ứng trước tiền để mua vật tư, hàng hóa, tài sản cố định hoặc dịch vụ, số tiền ứng trước được phản ánh theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Đồng thời, phần tiền chi ra ở bên Có TK 111, TK 112 ghi theo tỷ giá ghi sổ của các tài khoản tiền.

Đến khi nhận hàng, giá trị tài sản được tách làm hai phần với hai tỷ giá khác nhau. Lấy ví dụ với công cụ, dụng cụ:

• Phần giá trị tương ứng với số ngoại tệ đã trả trước: ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.
• Phần giá trị bằng ngoại tệ chưa trả: ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận công cụ, dụng cụ.

Nguyên tắc tương tự cũng được nêu cho nợ phải trả: bên Có các tài khoản nợ phải trả tương ứng với khoản ngoại tệ đã trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả tiền trước. Nhờ đó, phần đã thanh toán không bị đánh giá lại hai lần và phần còn nợ phản ánh đúng nghĩa vụ tại ngày ghi nhận.

Đánh giá lại số dư cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp bắt buộc đánh giá lại số dư của tất cả các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, bao gồm tiền, nợ phải thu, nợ phải trả và các khoản đầu tư được phân loại là khoản mục tiền tệ. Tỷ giá dùng để đánh giá lại được phân biệt theo từng nhóm:

Điểm cần lưu ý trong thực hành:

• Với tiền gửi không kỳ hạn, tỷ giá lấy theo ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản đó, không phải ngân hàng giao dịch thường xuyên nói chung. Doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ ở nhiều ngân hàng cần lấy tỷ giá của từng ngân hàng cho từng số dư.
• Với các khoản mục còn lại, tỷ giá lấy theo ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch; doanh nghiệp nên quy định rõ trong chính sách kế toán ngân hàng nào được chọn để tránh tranh cãi khi kiểm toán.
• Khi ngân hàng này không công bố tỷ giá của loại ngoại tệ doanh nghiệp đang phát sinh, doanh nghiệp được chọn một loại tiền tệ trung gian để quy đổi và phải áp dụng nhất quán.

Kết quả đánh giá lại được phản ánh ngay trên tài khoản tiền. Chẳng hạn, bên Nợ TK 111 - Tiền mặt ghi nhận phần chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với đơn vị tiền tệ kế toán.

Hạch toán lãi, lỗ tỷ giá và vai trò của Tài khoản 413

Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái là nơi tập trung kết quả đánh giá lại cuối kỳ. Kết cấu tài khoản như sau:

• Số dư bên Nợ: lỗ tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đang có tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
• Số dư bên Có: lãi tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ đang có tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.

Riêng với tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn, Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn trực tiếp bút toán đánh giá lại:

• Phát sinh lãi tỷ giá: Nợ TK 112 - Tiền gửi không kỳ hạn / Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
• Phát sinh lỗ tỷ giá: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính / Có TK 112 - Tiền gửi không kỳ hạn.

Như vậy, lãi và lỗ tỷ giá đánh giá lại được đưa về doanh thu hoặc chi phí tài chính trong kỳ, giúp báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh đầy đủ tác động của biến động tỷ giá. Kế toán nên đối chiếu sổ chi tiết nguyên tệ với số dư đã quy đổi sau khi đánh giá lại để chắc chắn mọi tài khoản ngoại tệ đã được cập nhật về cùng một mặt bằng tỷ giá.

Có một ngoại lệ dành cho doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ, thực hiện dự án, công trình trọng điểm quốc gia gắn với nhiệm vụ ổn định kinh tế vĩ mô, an ninh, quốc phòng: phần lỗ tỷ giá do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ trong giai đoạn trước hoạt động được theo dõi ở bên Nợ TK 413 thay vì ghi ngay vào chi phí tài chính. Đa số doanh nghiệp thông thường không thuộc trường hợp này.

Ảnh hưởng tới thuế thu nhập doanh nghiệp và báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, văn bản hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phân loại chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch do đánh giá lại các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ vào cuối kỳ tính thuế theo mối liên hệ với hoạt động kinh doanh chính:

• Nếu khoản chênh lệch gắn trực tiếp với doanh thu, chi phí của hoạt động sản xuất, kinh doanh chính: tính vào chi phí hoặc thu nhập của chính hoạt động đó.
• Nếu không gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh chính: lỗ tỷ giá tính vào chi phí tài chính, còn lãi tỷ giá tính vào thu nhập khác.

Cách phân loại này ảnh hưởng tới việc lập tờ khai quyết toán, đặc biệt với doanh nghiệp đang hưởng ưu đãi thuế theo hoạt động chính, nên kế toán cần ghi chú rõ nguồn gốc từng khoản chênh lệch tỷ giá.

Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, chỉ tiêu ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ phản ánh tổng chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ của tiền và các khoản tương đương tiền bằng ngoại tệ, vàng tiền tệ (Mã số 110) tại thời điểm cuối kỳ báo cáo. Đây là cầu nối để số dư tiền đầu kỳ cộng các luồng tiền trong kỳ khớp với số dư tiền cuối kỳ sau đánh giá lại.

Quy trình kiểm soát nội bộ gợi ý cho kế toán ngoại tệ

Để công việc kế toán ngoại tệ vận hành trơn tru, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa theo các bước sau:

1. Ban hành chính sách kế toán nêu rõ ngân hàng thương mại được chọn làm căn cứ tỷ giá, phương pháp tỷ giá ghi sổ (đích danh hay bình quân gia quyền) và loại tiền tệ trung gian nếu cần.
2. Lưu chứng từ tỷ giá tại ngày giao dịch cho từng nghiệp vụ tăng tiền, tăng công nợ bằng ngoại tệ.
3. Theo dõi sổ chi tiết nguyên tệ song song với sổ tiền quy đổi, tách riêng từng đối tượng công nợ và từng tài khoản ngân hàng.
4. Cuối kỳ, lấy tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng tương ứng, đánh giá lại toàn bộ khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và ghi nhận lãi, lỗ vào doanh thu hoặc chi phí tài chính.
5. Phân loại chênh lệch tỷ giá theo mối liên hệ với hoạt động kinh doanh chính để phục vụ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán TaxAZ hỗ trợ theo dõi đa nguyên tệ, lưu tỷ giá theo từng chứng từ và tự động lập bút toán đánh giá lại cuối kỳ, giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót khi lên báo cáo tài chính.

Câu hỏi thường gặp

Khi chi ngoại tệ trả nợ nhà cung cấp, dùng tỷ giá nào?

Bên Có tài khoản tiền được dùng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ. Nếu chọn tỷ giá ghi sổ, doanh nghiệp xác định theo thực tế đích danh hoặc bình quân gia quyền và áp dụng nhất quán.

Tiền gửi ngoại tệ ở nhiều ngân hàng thì đánh giá lại ra sao?

Số dư tiền gửi không kỳ hạn bằng ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của chính ngân hàng nơi mở tài khoản đó, nên mỗi tài khoản sẽ dùng tỷ giá của ngân hàng tương ứng.

Lãi lỗ đánh giá lại tiền gửi ngoại tệ được ghi vào đâu?

Lãi ghi Nợ TK 112 / Có TK 515, lỗ ghi Nợ TK 635 / Có TK 112, tức là đưa thẳng vào doanh thu hoặc chi phí tài chính của kỳ.

Khoản ứng trước cho người bán có phải đánh giá lại cuối kỳ không?

Khoản ứng trước được ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước và khi nhận tài sản, phần giá trị tương ứng với số đã trả trước vẫn giữ tỷ giá này. Doanh nghiệp cần căn cứ hướng dẫn tại Tài khoản 413 để xác định các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ thuộc diện đánh giá lại.

Chênh lệch tỷ giá có được tính vào chi phí được trừ không?

Chênh lệch tỷ giá gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh chính được tính vào chi phí hoặc thu nhập của hoạt động đó; nếu không gắn trực tiếp, lỗ tỷ giá tính vào chi phí tài chính và lãi tỷ giá tính vào thu nhập khác theo hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát quy trình kế toán ngoại tệ, chuẩn hóa chính sách tỷ giá hoặc muốn tự động hóa bút toán đánh giá lại cuối kỳ, hãy liên hệ đội ngũ TaxAZ (BOSAZ) qua website để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm.